Suite à la réunion d'information concernant le projet de mutualisation avec le club de l'ACHP, je vous prie de trouver ci-joints un résumé des informations transmises :

1- groupe de travail

Afin de préparer d'une manière concertée la création de la nouvelle entité rassemblant nos deux clubs, un groupe de travail s'est mis en place composé de quelques personnes de l'ACHP et de quelques personnes du PEC Athlétisme (membres du comité directeur).

Le groupe se réunit depuis la mi-janvier à raison d'une fois par mois dont les objectifs sont la prise d’infos, les échanges, les réflexions sur le fonctionnement le plus adapté, le projet club à écrire, le nom, les couleurs, la procédure à suivre…

2- fonctionnement/modalités

Au regard des possibilités offertes par la Fédération Française d'Athlétisme et au fonctionnement le plus optimal recherché, il est apparu que la forme la plus adaptée sera une une fusion-création. L'idée initiale du mode en section locales avec club-maître s'est avéré trop restrictif et bloquant sur certains points importants de fonctionnement (subvention, comptabilité unique, portage des salariés...) de même qu'il démultipliait les dirigeants dans les différentes sections locales et club maître (structure à créer en plus) ce qui est finalement antinomique à la volonté de rassembler les bénévoles dirigeants.

La FFA contactée a elle-même précisé que la meilleure solution était bel et bien la fusion-création.

Dans le cas présent, la nouvelle association évoluera donc sur un territoire large comprenant plusieurs sites d'entraînement (Poitiers, Neuville, Mirebeau, Loudun).

Les habitudes d'entraînement (site, horaire...) ne changeront donc en rien pour les licenciés, le changement interviendra au niveau des dirigeants, juges officiels et équipe d'encadrement qui se regrouperont et c'est à ce niveau qu'une nouvelle organisation de travail sera mise en place dans un souci de rationalisation et d'optimisation du fonctionnement et de la gestion du club.

S'agissant de la procédure FFA à suivre :

Un dossier sera à déposer à la rentrée pour une officialisation en janvier 2014 étant donné le fonctionnement de la FFA en année civile. Cela induit que la nouvelle association devra néanmoins être créée et prête à fonctionner avant janvier 2014. Les deux clubs poursuivent par conséquent leur fonctionnement jusqu'à la fin de l'année. Ils seront ensuite amenés à être dissous et l'ensemble des biens transférés à la nouvelle entité.

3- rencontre avec les collectivités et le CDA86

Dans un souci de transparence vis-à-vis des collectivités qui soutiennent les deux clubs, et sur les territoires desquels des activités sont mises en place et pourront à travers ce projet être même renforcés (animation quartier, milieu rural, rythmes scolaires, centres aérés, animations sport santé...), les deux présidents de club ont rencontré les élus de Poitiers (Maire et Adjoint aux sports), de la Communauté de Communes de Neuville (Président), de Mirebeau (adjointe aux sports), de Loudun (Maire) et le Conseil Général de la Vienne (directeur des sports).

Tous ont estimé le projet intéressant répondant à la nécessaire évolution des clubs aujourd'hui ("la mutualisation c'est l'avenir" dixit le responsable des sports du CG86); par ailleurs des échanges ont pu se faire sur l'activité et la dynamique que le club pourra insuffler sur chaque territoire.

Seul l'élu de Neuville a expliqué craindre la perte du nom Haut Poitou et aurait souhaité compter le siège social sur le territoire neuvillois. Il lui a été précisé que l'implication du club sur son territoire resterait la même voire plus. Un nouveau RV sera envisagé une fois le projet plus avancé pour lui permettre de mieux appréhender le fonctionnement à venir.

La présidente du comité départemental d'athlétisme de la Vienne a également été rencontrée. Elle comprend très bien le projet en totale adéquation avec la conjoncture actuelle dans un objectif de pérennisation et de développement sportif, économique, d'emploi et suivra de près celui-ci.

4- définition du projet associatif

Le projet trouve en tout point son opportunité (sportivement, financièrement, bénévolement,...). Néanmoins, il doit se construire sur des bases solides qui implique de penser un vrai projet de club.

Un projet associatif c'est un état des lieux de l'existant, la définition d'objectifs (sportifs, animation/promotion, organisations, running, athlé santé) et des moyens pour y parvenir dans un esprit à la fois ambitieux et réaliste.

Il permet ainsi de s'engager dans ce projet de manière réfléchie.

5- nom, couleurs

-Nom pensé : Poitiers Haut Poitou Athlé (PHPA). Celui-ci n'étant pas acté officiellement, il appartient à ceux qui le souhaitent de nous faire remonter des propositions. Attention, pensez au nom et au sigle que cela ferait de même qu'il faut penser au territoire d'action qui va au-delà de Poitiers (jusqu'à Loudun) et pourra même se développer sur des territoires où l'athlétisme n'est pas représenté à ce jour.

- couleurs : bleu et blanc

6- tâches à venir

- poursuite de l’élaboration du projet associatif

- une prochaine réunion d’information commune aux deux clubs

- choix maquette du prochain maillot et choix fournisseur

- création banderoles et windbanners aux nouvelles couleurs

- support com « commun » pour la rentrée

Les dirigeants du club restent à votre disposition pour tout renseignement

Sportivement,